Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

27 June, 2012 09:23:49 AM Miguel Calvo  Lotus Notes  usuario  |  Comentarios (16)

Ante una pregunta básica que me han realizado y viendo que es más sencillo crear la respuesta que buscarla en Internet, he creado esta entrada.

En Lotus Notes tenemos la posibilidad de crear reglas de correo. Las reglas de correo se ejecuan cuando recibimos un nuevo mensaje, y nuestra base de datos está ubicada en un servidor Domino, que es lo habitual en cualquier infraestructura Domino. Una regla consiste en una condición que debe cumplir el mensaje, como por ejemplo que venga remitido por el usuario usuario@dominio.com, y en una acción a realizar con el mensaje en caso de que se cumpla la condición, como por ejemplo mover el mensaje a la carpeta micarpeta.

Tenemos la posibilidad de definir múltiples reglas de correo que se evaluarán secuencialmente ante cada nuevo mensaje recibido.

Para crear una regla de correo


1. En nuestra base de datos de correo accedemos a la sección Rules

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

2. Pulsamos en la acción New Rule

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

3. Creamos la condición. Por ejemplo, si el mensaje viene remitido por usuario@domino.com

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

Al pulsar Add,  se añade la nueva regla.

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

4. Creamos la acción a realizar si se cumple la condición

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

Al pulsar Add Action, se añade la acción a realizar

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

El resultado es una nueva regla que se ejecutará para cada nuevo mensaje recibido.

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes


Más cosas a tener en cuenta

  • Tenemos la posibilidad de tener múltiples reglas, que como ya hemos dicho se evaluarán secuencialmente para cada mensaje.
  • Tenemos la posibilidad de indicar una condición y una acción complejas. Por ejemplo, incluyendo múltiples posibles remitentes, con excepciones y realizando varias acciones:

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
  • Tenemos la posibilidad de detener la ejecución de reglas con la acción "stop processing"

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
  • Tenemos la posibilidad de ordenar/reordenar las reglas o de activarlas/desactivarlas

Image:Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes



Concluyendo, las reglas en Lotus Notes son una potente herramienta que nos permiten automatizar el procesado de nuevos mensajes de correo, labor fundamental para usuarios que se ven diariamente "enterrados" en un alud de nuevos mensajes.

También comentar, que no existe, de momento, la posibilidad de ejecutar las reglas sobre mensajes ya recibidos, por lo que una regla nueva sólo funcionará para los mensajes que lleguen a partir de su creación.

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1) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Albert Buendia 6/27/2012 4:28:50 PM

Y como consejo de un millón de euros, SIEMPRE desactivar las reglas ANTES de eliminarlas, sino seguirán ejecutándose pero el usuario ya no podrá desactivarlas. Será entonces cuando el administrador tendrá que echar mano de utilidades especiales que examinan a fondo la estructura de la NSF....

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2) Cómo se dan permisos para poder crear reglas
Abelardo Vázquez 11/13/2013 3:40:12 AM

you may not be authorized to create mail rules in this mail application

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3) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Miguel Angel Calvo 11/13/2013 8:18:49 AM

@Abelardo,

En tu bbdd de correos, con permisos de Editor, que es el nivel de acceso estándar no se requiere nada adicional. Si quieres crearlas en la bbdd de otro usuario, entonces, el administrador debe darte acceso.

Un saludo,

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4) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
César Chávez 7/10/2014 6:02:06 PM

Como se agrega una condicion cuando es una palabra compuesta? Ejemplo:

WHERE Body contains "Proyecto XXX"

Son 2 parabras, se ingresa sueltas o con comillas como el ejemplo?

Saludos.

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5) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Miguel Angel 7/14/2014 8:52:59 AM

@Cesar

Sin comillas. No se pueden utilizar comillas en la formación de la palabra.

Un saludo,

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6) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Thomas 11/19/2014 1:37:28 PM

Estimado buen dia, me podrias colaborar con algun tip, para resolver el problema de borrar un regla sin desactivar. Tengo este problema, por favor tu ayuda.

Saludos

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7) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
MIguel Angel Calvo 11/19/2014 8:28:59 PM

@Thomas,

Mira a ver si esto está relacionado con tu problema

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Un saludo,

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8) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes en la réplica local
David M. 5/9/2015 8:56:46 PM

Hola a todos,

Soy usuario de lotus notes en un dominio desde hace varios meses y por la capacidad reducida de mi buzón y la cantidad abundante de correo que recibo a diario, he tenido que crear una réplica en local. He cosenguido que funcionen las reglas de correo configurando en la réplica de servidor y a su vez se me trasladan los correos a la réplica local, pero si creo carpetas en local y creo una regla también en local, no consigo que esta se ejecute. ¿Alguien sabe por qué y cómo solucionarlo?

Un saludo y gracias.

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9) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Miguel Angel 5/11/2015 9:16:45 AM

@David,

Las reglas de correo las ejecuta el servidor durante el proceso de entrega de mensajes, por lo que sólo funcionan las reglas en el servidor. Si estás replicando la bbdd, la regla que has creado en local, habrá "subido" al servidor y se ejecutará de ahora en adelante. Si esto no es así, es que no estás replicando correctamente y es dónde deberías revisar el motivo.

Un saludo,

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10) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes 8
Lucas Ruben Hernandez Denaro 10/31/2016 6:45:01 PM

Buenas tardes soy usuario de Lotus 8 y no consigo visualizar el menú para la creación de reglas, la idea es recibir los mail de esa casilla en una diferente.

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11) Cómo crear una regla de correo en Lotus Notes
Miguel Calvo 11/2/2016 12:01:40 PM

@Lucas,

¿ Qué versión de la plantilla de correo estás utilizando ?

Un saludo,

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